GOBD / DSFinV-K GDPDU
Prüfbarkeit für das Finanzamt
Sind Sie auf die Anforderungen der GoBD / DSFinV-K (vorher GDPdU, GoBS bzw. Kassenrichtlinie) vorbereitet?
Worum handelt es sich bei der GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ) sind eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Diese regeln die Aufbewahrung digitaler Unterlagen und die Mitwirkungspflicht bei Betriebsprüfungen.
Seit dem 01.01.2015 sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen( GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS ) (DV=Datenverarbeitung) in die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) integriert.
Seit wann gilt diese Richtlinie?
Die Richtlinie ist seit dem 01.01.2002 in Kraft und regelt das Recht der Finanzverwaltung auf elektronische Prüfung der buchungsrelevanter Daten (gem. §147 Abs. 6 AO4). Wenn ein EDV-System vor dem 26.11.2010 angeschafft wurde, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2016. Danach müssen alle DV-Systeme den GoBD entsprechen !!!
„Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO)“
Wer ist von den GoBD betroffen?
Betroffen sind alle Unternehmer, die Daten digital erstellen oder weiterverarbeiten. Die Anforderungen der Finanzämter an die Darlegung der Firmendaten wachsen stetig und die steuerliche Außenprüfung mit Hilfe des firmeneigenen EDV-System auf elektronischem Weg nimmt zu.
Es müssen alle Belege, die elektronisch erstellt wurden und steuerrelevant sind elektronisch verwertbar sein!!!
Muss ich meine DV-Daten für die GoBD besonders sichern?
Ein wichtiges Kriterium ist die Datensicherheit und die Unveränderbarkeit der Daten. Steuerrelevante Daten sind 10 Jahre aufzubewahren. Für eine zuverlässige und jederzeit wiederherstellbare Datensicherung hat jeder Unternehmen selbst Sorge zu tragen. Ein etwaiger Datenverlust kann dazu führen, dass die gesamte Buchführung in Frage gestellt wird. Im schlechtesten Fall kann dies zur Schätzung der Einnahmen durch den Steuerprüfer führen, was unkalkulierbare Risiken birgt.
Welche Formen der Außenprüfung kennt die GoBD?
Die Außenprüfung nach GoBD/ GDPdU/ kennt 3 Formen (Z1, Z2, Z3):
- unmittelbarer Lesezugriff (Z1)
„Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst unmittelbar auf das DV-System dergestalt zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt und die vom Steuerpflichtigen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard- und Software zur Prüfung der gespeicherten Daten einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der entsprechenden Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank) nutzt. Dabei darf sie nur mit Hilfe dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) der Finanz-behörde auf das DV-System des Steuerpflichtigen durch die Finanzbehörde aus. Der Nur-Lesezugriff umfasst das Lesen und Analysieren der Daten unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Filtern und Sortieren).“
– Notwendigkeit der Bereitstellung eines eigenen Prüfer-PCs
– Einrichtung von Zugangsberechtigungen notwendig
– Prüfer prüft vor Ort und erhält Einblick in den laufenden Betrieb
- mittelbarer Zugriff (Z2)
„Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden.“
– Bereitstellung eines eigenen Prüfer-PCs
– Eine Person muss zur Unterstützung des Prüfers abgestellt werden (Zeit und Kosten)
– Prüfer prüft vor Ort und erhält Einblick in den laufenden Betrieb
- Datenträgerüberlassung (Z3)
„Die Finanzbehörde kann ferner verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.“ (Quelle: Bundesministerium für Finanzen, GZ IV A 4 – S 0316/13/10003, DOK 2014/0353090)
– Der Prüfer prüft in der Regel außer Haus
– steuerlich relevante Daten sind in maschinell auswertbarer Form auf Datenträger (CD, USB-Stick nicht in allen Bundesländern) zur Verfügung zu stellen (inkl. Dateistruktur und Datenfeldern)
– Auswertung der Daten mit einem Prüfprogramm (IDEA)
– idealerweise GDPdU- kompatibles Format wegen IDEA
Was passiert, wenn die Pflichten der GoBD nicht erfüllt werden?
Die Verantwortung für Umsetzung der GoBD liegt allein beim Steuerpflichtigen. Das Strafmaß bei Nichterfüllung hängt vom Einzelfall ab. Es können Bußgelder bis zu 25.000 Euro durch Unterlassen von Angaben, unrichtigen oder unvollständigen Angaben erfolgen, wenn daraus Steuern verkürzt wurden. Darüber hinaus können Zwangsmittel bei Nichterfüllung der Mitwirkungspflichten verhängt werden. Weiterhin ist die Schätzung dann möglich, wenn die Beweiskraft der Buchführung in Zweifel gezogen werden kann. Die Konsequenzen sind unkalkulierbar.
FAZIT:
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